Những lưu ý khi ký hợp đồng thiết kế

Giai đoạn lập phương án (giai đoạn 1):

• Khách hàng chuẩn bị các tư liệu pháp lý về công trình như sổ nhà (sổ hồng hoặc sổ đỏ), bản vẽ đo đạc hiện trạng (nếu có), phục vụ công tác thiết kế phương án ban đầu.
• Hồ sơ khảo sát địa chất nếu công trình có quy mô lớn hoặc xây dựng trên 4 tầng và các giấy tờ khác có liên quan.
• Khách hàng và kiến trúc sư cùng trao đổi thông tin về yêu cầu thiết kế (quy mô, số phòng, phong cách kiến trúc, phong thủy…)
• Kiến trúc sư lên phương án sơ bộ thiết kế mặt bằng bố trí công năng và quy mô sử dụng theo yêu cầu cảu khách hàng. Kiến trúc sư sẽ tư vấn cho khách hàng ưu nhược điểm của phương án. Hai bên sẽ cùng thống nhất và hoàn thiện phương án thiết kế mặt bằng.
• Khách hàng vui lòng tạm ứng từ 2 – 5 triệu đồng để làm niềm tin giữa hai bên và tiếp tục quy trình phương án thiết kế. Chi phí tạm ứng sẽ được công ty trả lại nếu khách hàng kí hợp đồng thiết kế, hợp đồng thi công, hoặc do lỗi thiết kế không đáp ứng được yêu cầu  của khách hàng.
• Kiến trúc sư lên phương án phối cảnh ngoại thất dựa trên yêu cầu về phong cách kiến trúc của khách hàng và phương án mặt bằng đã được hai bên thống nhất.
• Khách hàng và kiến trúc sư chốt lại giai đoạn phương án và xác nhận trên hồ sơ A4 các thành phần mặt bằng, mặt cắt và phối cảnh ngoại thất công trình.
• Thời gian cho mỗi lần thiết kế phương án từ 1-2 ngày, thòi gian thiết kế phương án phối cảnh ngoại thất từ 2-3 ngày. Khách hàng nên tập trung phối hợp với kiến trúc sư để thời gian thiết kế phương án có thể nhanh nhất.
• Giai đoạn lập phương án là giai đoạn đầu của quy trình thiết kế. Khách hàng nên đưa ra tất cả những yêu cầu mong muốn từ hình thức kiến trúc tới phong thủy kiến trúc để được tư vấn tối ưu nhất. Tránh phát sinh thiết kế do phải quay lại thiết kế từ đầu hoặc chỉnh sửa quá nhiều ở giai đoạn sau.
• Trường hợp khách hàng chưa xin phép xây dựng, sau khi thống nhất phương án mặt bằng kiến trúc và phối cảnh ngoại thất, khách hàng nên lấy đó là cơ sở để xin phép xây dựng, thuận tiện cho công tác thi công hoàn công sau này.
• Trường hợp khách hàng đã xin phép xây dựng, kiến trúc sư sẽ dựa theo đó để lên phương án thiết kế sơ bộ.

Ký hợp đồng thiết kế:

• Sau khi hoàn thành giai đoạn phương án, phòng Hành chính của công ty sẽ tiến hành gởi hợp đồng thiết kế cho khách hàng dựa trên thông tin từ phương án thiết kế đã được hai bên thống nhất.
• Khách hàng vui lòng đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng. Vì hợp đồng thiết kế là mẫu quy định chung của công ty nên khách hàng vui lòng chỉ chỉnh sửa quyền lợi và trách nhiệm của hai bên. Không chỉnh sửa các hạng mục khác.
• Khách hàng cùng với kiến trúc sư thiết kế kiểm tra phương án thiết kế sơ bộ khớp với bản vẽ xin phép (đã có giấy phép xây dựng). Đồng thời kí xác nhận đã kiểm tra trước khi kí hợp đồng.
• Hợp đồng thiết kế được in thành 02 (hai) bộ, mỗi bên giữ 01 (một) bộ, có đóng dấu giáp lai của công ty. Khách hàng nên kí tên vào mỗi trang của hợp đồng để xác định quyền lợi của mình trong chi tiết hợp đồng.
• Sau khi kí hợp đồng, khách hàng ứng chi phí thiết kế đợt 1 theo hợp đồng, để làm cơ sở thiết kế triển khai hồ sơ kĩ thuật thi công.

Triển khai hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công (giai đoạn 2):

• Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công là hồ sơ chi tiết của các hạng mục: kiến trúc, kết cấu và điện nước.
• Hồ sơ thiết kế được triển khai từ 05-15 ngày làm việc tùy quy mô công trình.
• Sau khi triển khai xong hồ sơ bao gồm đầy đủ các hạng mục trên, công ty sẽ tiến hành bàn giao cho khách hàng 01 bộ hồ sơ A4 hoặc A3, kèm theo biên bản bàn giao hồ sơ, phiếu thông tin chỉnh sửa, phiếu yêu cầu thanh toán chi phí đợt 2 theo hợp đồng.
• Khách hàng thanh toán chi phí thiết kế đợt 2 khi công ty bàn giao hồ sơ thiết kế kỹ thuật và để làm cơ sở hoàn thiện hồ sơ, đóng dấu, ký tên, cũng như trách nhiệm pháp lý về sau.
• Các yêu cầu chỉnh sửa khách hàng nên ghi trực tiếp vào hồ sơ thiết kế, tương ứng với mỗi hạng mục cần chỉnh sửa và ghi vào phiếu thông tin chỉnh sửa những ý chính để xác nhận chỉnh sửa.
• Khách hàng lưu ý chỉ chỉnh sửa chi tiết thiết kế (nội thất, điện nước) không chỉnh sửa phần khung đã chốt trong giai đoạn phương án. Nên tham khảo ý kiến tư vấn của kiến trúc sư về những chi tiết cần chỉnh sửa trước khi chốt lại.
• Khách hàng khi chỉnh sửa hồ sơ nên nhờ các đơn vị hoặc cá nhân có chuyên môn tư vấn không thay đổi sai giấy phép xây dựng.
• Sau khi chỉnh sửa xong khách hàng bàn giao lại hồ sơ chỉnh sửa để công ty hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật thi công.

Công tác bàn giao (giai đoạn 3):

• Hồ sơ sau khi hoàn thiện chỉnh sửa sẽ được xuất 02 (hai) bộ A3 hoặc A4 đóng gáy có đóng dấu, kí tên + 01 (một) bộ A4 đóng bìa nhũ, đựng trong hộp, có đóng dấu kí tên của công ty.
• Khách hàng được bàn giao một bộ A3 hoặc A4 để giám sát thi công + 01 bộ A4 để lưu trữ.
• Khách hàng kí tên vào bộ hồ sơ A4 còn lại để công ty lưu trữ.
• Khách hàng kiểm tra kĩ hồ sơ và kí xác nhận biên bản bàn giao để làm thủ tục thanh toán, thanh lý hợp đồng, thanh toán chi phí thiết kế đợt 3 theo hợp đồng.
• Công ty hoàn toàn chịu trách nhiệm về hồ sơ thiết kế trước pháp luật. Khách hàng bảo quản hồ sơ gốc, mọi chỉnh sửa phải được bên thiết kế đồng ý, ký vào hồ sơ gốc.

Công tác thanh toán:

• Hợp đồng thiết kế được chia làm 3 đợt thanh toán tương đương với 3 giai đoạn thiết kế và được ghi rõ trong hợp đồng thiết kế.
• Khách hàng vui lòng thanh toán ngay tại thời điểm bàn giao hồ sơ (có biên bản bàn giao hồ sơ), tương ứng mỗi giai đoạn tại Công ty. Khách hàng có thể đến văn phòng công ty thanh toán hoặc sẽ có nhân viên đến bàn giao hồ sơ và thu tiền tại nhà (phiếu thu có chữ ký của người đại diện pháp lý và đóng dấu công ty).
• Trong trường hợp khách hàng muốn thanh toán chậm (không quá 03 ngày) kể từ ngày bàn giao hồ sơ, quý khách vui lòng ký vào biên bản bàn giao hồ sơ và biên bản xác nhận thời điểm thanh toán.
• Nhằm nâng cao chất lượng công việc và phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn, trong quá trình triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công và công tác giám sát tác giả khi khách hàng tiến hành xây dựng, tất yếu sẽ có những sai sót, chậm trễ, khách hàng có thể phản hồi trực tiếp cho bộ phận Chăm Sóc Khách Hàng của công ty theo số điện thoại: (028) 3559.0879 để giải quyết nhanh chóng những yêu cầu của khách hàng. Công ty rất mong có sự đóng góp ý kiến chân thành của khách hàng để ngày càng hoàn thiện chất lượng dịch vụ và những ý kiến này sẽ được bảo mật về thông tin.

Công tác giám sát thiết kế:

• Trong quá trình thi công, nhân viên thiết kế sẽ làm công tác giám sát thiết kế và bảo vệ quyền tác giả tại công trình.
• Đơn vị thiết kế và kiến trúc sư thiết kế hoàn toàn không chịu trách nhiệm nếu chủ đầu tư hoặc đơn vị thi công sai thiết kế. Kích thước thực tế thi công và bản vẽ có thể sai số, nếu phát hiện lỗi này chủ đầu tư nên báo lại đơn vị thiết kế để được tư vấn trước khi tiến hành thi công tiếp.
• Bản quyền của hồ sơ thiết kế công ty sở hữu 50% nên công ty có quyền quảng bá hình ảnh, thông tin liên quan trên các phương tiện thông tin đại chúng và treo bảng hiệu tại công trình trong quá trình thi công.
• Công ty có quyền giám sát tác giả tại công trình trong suốt quá trình thi công.
• Đối với khách hàng thiết kế tại bất kì khu vực tỉnh, thành phố có văn phòng công ty đóng, sẽ được giám sát trách nhiệm 03 lần đối với gói thiết kế thông dụng và 05 lần đối với gói thiết kế cao cấp, thời gian giám sát không quá 2 giờ trong giờ hành chính. Đối với khách hàng ở ngoài khu vực trên, khách hàng chịu chi phí ăn ở, đi lại. Phần thô do kĩ sư kết cấu giám sát và phần hoàn thiện do kiến trúc sư giám sát.
• Khách hàng có nhu cầu giám sát xuyên suốt quá trình thi công hoặc từng công đoạn vui lòng liên hệ để được tư vấn và báo giá hợp lý.
• Công ty hỗ trợ giám sát tác giả từ xa qua email, điện thoại một cách nhanh chóng và chính xác.
• Công ty sẽ cung cấp đầy đủ số điện thoại và email của các bộ phận kỹ thuật có liên quan thiết kế để khách hàng thuận tiện liên lạc khi cần thiết.